KVKK aydınlatma metni

Bu metni 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırladık. www.hibritingilizce.com adresindeki formları dolduran ziyaretçilerin, kayıtlı öğrencilerin, kurumsal eğitim için bize yazan şirket yetkililerinin ve eğitmen adaylarının kişisel verilerini nasıl işlediğimizi anlatır.

Veri sorumlusu

Kişisel verilerinizi veri sorumlusu sıfatıyla Hibrit İngilizce işler. Metinde "biz" dediğimizde veri sorumlusunu kastediyoruz.

Adres: Sinanpaşa Mahallesi Köprü Sokak No:6 Daire:3, Beşiktaş/İstanbul
E-posta: bilgi@hibritingilizce.com
KVKK başvuruları için e-posta: kvkk@hibritingilizce.com
Telefon: (0212) 327 55 07

Hangi verileri işliyoruz

Her formda yalnızca o formun amacı için gereken alanlar var. Formda olmayan bir bilgiyi o form üzerinden toplamıyoruz.

Kimlik bilgisi: ad ve soyad.
İletişim bilgisi: telefon numarası ve e-posta adresi.
Talep bilgisi: seçtiğiniz program, seviye, tercih ettiğiniz ders saati ve şube, mesajınız.
Seviye testi bilgisi: online seviye testindeki cevaplarınız ve puanınız.
Kurumsal talep bilgisi: şirket adı, eğitime katılacak kişi sayısı ve formu dolduran yetkilinin kimlik ve iletişim bilgisi.
Mesleki bilgi: eğitmen başvurusunda yazdığınız deneyim bilgisi ve CV bağlantısı. Sitede dosya yükleme yok; bağlantının gösterdiği belgeyi yalnızca başvurunuzu değerlendirmek için açıyoruz.
İşlem güvenliği bilgisi: formun gönderildiği sayfa adresi, formun açıldığı zaman, tarayıcı bilgisi (user agent) ve IP adresinizden tek yönlü karma (hash) işlemiyle üretilen değer. Ham IP adresini form kaydında saklamıyoruz.
Kaynak bilgisi: siteye hangi bağlantıdan veya kampanyadan geldiğiniz (utm parametreleri, yönlendiren site, ilk açtığınız sayfa).
Ticari ileti onay bilgisi: onay verip vermediğiniz, onayın zamanı ve kanalı.
Kayıt olduğunuzda: sözleşme bilgileri, ödeme ve fatura bilgileri, derse katılım bilgisi, seviye ve ödev değerlendirmeleri.
Görsel ve işitsel kayıt: canlı online ders kayıtlarında görüntünüz veya sesiniz varsa bu kayıtlar.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, etnik köken gibi) istemiyoruz. Formların mesaj alanına bu tür bilgi yazmamanızı rica ederiz. Bir öğrenci örneğin erişilebilirlik ihtiyacı nedeniyle sağlık bilgisini kendi isteğiyle paylaşırsa, bu bilgiyi KVKK'nın 6. maddesi uyarınca yalnızca açık rızasıyla ve yalnızca o ihtiyacı karşılamak için işliyoruz.

Verileri nasıl topluyoruz

Verileri sitemizdeki formlardan (ücretsiz deneme dersi, ön kayıt, online seviye testi, geri arama, iletişim, kurumsal eğitim teklifi, eğitmen başvurusu), telefon görüşmelerinden, e-postadan, anlık mesajlaşma yazışmalarından, kayıt sözleşmesinden ve canlı ders ile öğrenme platformlarından topluyoruz. Form kaydına eklenen teknik bilgiler ve ders kayıtları otomatik yollarla, diğerleri sizin doğrudan bize verdiğiniz bilgilerle oluşuyor.

Amaçlar ve hukuki sebepler

Aşağıdaki tabloda geçen "m. 5/2" ifadeleri KVKK'nın 5. maddesinin ikinci fıkrasındaki işleme şartlarını gösterir.

Amaç	İşlenen veriler	Hukuki sebep
Deneme dersi, ön kayıt ve geri arama taleplerine dönmek, uygun grubu önermek	Kimlik, iletişim, talep bilgisi, seviye testi bilgisi	Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (m. 5/2-c)
İletişim formundan gelen sorulara cevap vermek	Kimlik, iletişim, mesaj	Meşru menfaat (m. 5/2-f)
Kurumsal eğitim teklifi hazırlamak	Yetkilinin kimlik ve iletişim bilgisi, şirket adı, kişi sayısı	Sözleşmenin kurulması (m. 5/2-c), meşru menfaat (m. 5/2-f)
Eğitmen başvurularını değerlendirmek	Kimlik, iletişim, deneyim, CV bağlantısı	Sözleşmenin kurulması (m. 5/2-c), meşru menfaat (m. 5/2-f)
Kaydı yapmak, dersleri yürütmek, ödeme ve fatura işlemleri	Kimlik, iletişim, sözleşme, ödeme ve fatura, katılım ve değerlendirme	Sözleşmenin ifası (m. 5/2-c), hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç)
Canlı dersleri kaydetmek ve kaydı grup üyelerine açmak	Görsel ve işitsel kayıt, derste görünen ad	Sözleşmenin ifası (m. 5/2-c), meşru menfaat (m. 5/2-f)
Ders kayıtlarını grup dışında, örneğin eğitmen eğitiminde kullanmak	Görsel ve işitsel kayıt	Açık rıza (m. 5/1)
Spam ve kötüye kullanımı önlemek, bilgi güvenliğini sağlamak	İşlem güvenliği bilgisi	Meşru menfaat (m. 5/2-f)
Hangi kanalların talep getirdiğini anlamak	Kaynak bilgisi	Meşru menfaat (m. 5/2-f)
Ticari elektronik ileti göndermek	İletişim bilgisi, onay bilgisi	6563 sayılı Kanun uyarınca verdiğiniz onay ve açık rıza (m. 5/1); onay kaydını saklamak için hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç)
Erişilebilirlik ihtiyacı için kendi isteğinizle paylaştığınız sağlık bilgisini kullanmak	Sağlık bilgisi	Açık rıza (m. 6)
Resmi makamların taleplerini karşılamak, uyuşmazlıklarda hakkımızı korumak	İlgili olduğu ölçüde yukarıdaki veriler	Hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m. 5/2-e)

Ders kayıtları

Canlı online dersleri kaydediyoruz. Kayıtlar, derse katılamayan ya da tekrar izlemek isteyen grup üyelerinin erişimine 14 gün açık kalıyor, sonra siliniyor. Kayıt yapılacağını ders başlamadan önce söylüyoruz. Kamera açmak zorunlu değil; kameranızı kapalı tutarak derse katılabilirsiniz.

Bir kaydı grup dışında kullanmak istersek, örneğin eğitmenlerimizin kendi aralarındaki eğitimde örnek olarak göstermek, bunu yalnızca açık rıza metni kapsamında rıza vermiş öğrencilerin göründüğü veya duyulduğu kayıtlarla yapıyoruz.

Kimlere aktarıyoruz

Kişisel verilerinizi KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak ve amacın gerektirdiği ölçüde şu alıcılarla paylaşıyoruz:

Barındırma, form veritabanı, e-posta ve bildirim, video konferans ve öğrenme platformu hizmeti aldığımız sağlayıcılar.
Muhasebe ve mali müşavirlik hizmeti aldığımız kişi veya şirketler.
Ödeme işlemleri için bankalar ve ödeme kuruluşları.
Uyuşmazlık halinde hukuk danışmanlarımız.
Talep etmeleri halinde kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri.
Kurumsal eğitim programlarında, eğitimi satın alan kurum; yalnızca o kurumla yaptığımız sözleşmede kararlaştırılan katılım ve seviye bilgisi.

Hizmet aldığımız sağlayıcılar, amaçları ve bulundukları ülkeler:

Cloudflare, Inc.: site barındırma, form kayıtlarının tutulduğu veritabanı, güvenlik ve (açıksa) ziyaret istatistikleri (ABD ve Cloudflare veri merkezlerinin bulunduğu ülkeler)
Canlı ders yazılımı eklenecek: online canlı derslerin yapılması ve kaydedilmesi (Ülke bilgisi eklenecek)
Öğrenme platformu eklenecek: ders arası ödevler ve ders kayıtlarının paylaşılması (Ülke bilgisi eklenecek)
Bildirim hizmeti eklenecek: yeni form kayıtlarının ekibimize e-posta ya da anlık mesajla bildirilmesi (Ülke bilgisi eklenecek)

Yurt dışına aktarım

Sitemiz ve form veritabanımız Cloudflare, Inc. (ABD) altyapısında çalışıyor. Cloudflare verileri farklı ülkelerdeki veri merkezlerinde işleyebilir. Yukarıdaki listede yurt dışında bulunan başka sağlayıcılar da var. Bu nedenle bazı kişisel verileriniz yurt dışına aktarılıyor.

KVKK'nın 2024 yılında değişen 9. maddesine göre yurt dışına aktarımı şöyle yapıyoruz:

Aktarımın yapılacağı ülke, sektör veya uluslararası kuruluş hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yeterlilik kararı varsa ve KVKK'nın 5. veya 6. maddesindeki işleme şartlarından biri bulunuyorsa, aktarımı bu karara dayandırıyoruz.
Yeterlilik kararı yoksa, aktarımı kanunda sayılan uygun güvencelere dayandırıyoruz. Esas olarak sağlayıcıyla Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmeyi imzalıyor ve sözleşmeyi imza tarihinden itibaren beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildiriyoruz. Bu yol, aktarılan ülkede de haklarınızı kullanma ve etkili kanun yollarına başvurma imkânınızın bulunması kaydıyla kullanılabiliyor.
Yeterlilik kararı da uygun güvence de yoksa, yalnızca arızi olmak kaydıyla ve 9. maddenin altıncı fıkrasında sayılan hallerden birine dayanarak aktarım yapıyoruz. Bu hallerden biri, olası riskler hakkında bilgilendirildikten sonra açık rıza vermenizdir. Bu rızayı ayrı bir metinle ve kayıt sırasında istiyoruz.

Ne kadar saklıyoruz

Saklama sürelerimiz şunlar:

Kayıt olmayan kişilerin form kayıtları (deneme dersi, ön kayıt, seviye testi, geri arama, iletişim, kurumsal teklif): son iletişimden itibaren en fazla 2 yıl.
Eğitmen başvuruları: başvuru tarihinden itibaren en fazla 1 yıl.
Öğrenci kayıtları: sözleşme süresince ve sona ermesinden sonra kanuni zamanaşımı süreleri boyunca. Ticari defter ve belgeler için Türk Ticaret Kanunu ve vergi mevzuatındaki saklama süreleri ayrıca geçerli.
Ders kayıtları: 14 gün. Açık rızayla eğitmen eğitimi için ayrılan kayıtlar, rıza geri alınana kadar.
Ticari elektronik ileti onay kayıtları: onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl.
Gönderilemeyen form: bize ulaşmadıysa yalnızca sizin cihazınızda, en fazla 14 gün.

Süre dolunca verileri siliyor, yok ediyor veya anonim hale getiriyoruz.

Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca bize başvurarak:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilirsiniz.
İşlenmişse buna ilişkin bilgi isteyebilirsiniz.
İşlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilirsiniz.
Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilebilirsiniz.
Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteyebilirsiniz.
KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteyebilirsiniz.
Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz.
Verilerinizin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz edebilirsiniz.
Verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğradıysanız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Nasıl başvurursunuz

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzu şu yollardan biriyle yapabilirsiniz:

Islak imzalı dilekçeyle Sinanpaşa Mahallesi Köprü Sokak No:6 Daire:3, Beşiktaş/İstanbul adresine yazılı olarak.
Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak kvkk@hibritingilizce.com adresine.
Daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@hibritingilizce.com adresine.

Başvuruda ad ve soyadınız, yazılı başvurularda imzanız, Türk vatandaşıysanız T.C. kimlik numaranız, yabancıysanız uyruğunuz ile pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talebinizin konusu bulunmalı. Talebinizle ilgili belgeleri de ekleyebilirsiniz. Kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz.

Başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde cevaplıyoruz. Cevap kural olarak ücretsiz. İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurul'un belirlediği tarifedeki ücreti isteyebiliriz.

Başvurunuz reddedilirse, cevabımızı yetersiz bulursanız veya süresi içinde cevap vermezsek, KVKK'nın 14. maddesi uyarınca cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Bu metni gerektiğinde güncelliyoruz. Güncel hali her zaman bu sayfada.