İngilizce e-postada en sık gördüğümüz hatalar

Selamlama ve kapanış

Dear Sir/Madam kime yazdığınızı bilmediğiniz durumlar için var: bir şirketin genel adresi ya da adı bilinmeyen bir yetkili. Adını bildiğiniz birine Dear Sir diye yazmak mesafeli ve biraz eski duruyor. Adı biliyorsanız Dear Ms Smith, şirket kültürü rahatsa Hi Anna yeterli. Gruba yazarken Dear all ya da Hi everyone sık kullanılır.

Kapanış daha karışık, çünkü Türkçede e-postayı "İyi çalışmalar" ile bitirmek o kadar yerleşik ki İngilizcede de bir karşılık aranıyor. I wish you good works ya da Good works İngilizcede bir anlam taşımıyor, okuyana tuhaf geliyor. Bu kalıbın birebir karşılığı yok. "Kolay gelsin" için de durum aynı. İngilizce iş e-postası çoğu zaman kısa bir teşekkürle ya da hiçbir şey eklemeden imzaya geçer: Thanks again for your help. Cuma günü yazıyorsanız Have a good weekend. Sonra Kind regards, yakın çalıştığınız birine de sadece Best.

İngiliz İngilizcesinde resmi mektuplarda Yours sincerely adını bildiğiniz kişiye, Yours faithfully ise Dear Sir/Madam ile başlayan mektuba yazılır. Günlük iş e-postasında ikisine de pek gerek kalmıyor.

Türkçeden birebir çevrilen cümleler

Bu cümlelerin çoğu dilbilgisi kitabında karşınıza çıkmaz, çünkü tek tek kelimeleri doğru. Sorun kalıpta.

• I hope you are fine. yanlış sayılmaz ama "Umarım iyisinizdir"in çevirisi olduğu belli oluyor. Daha doğal olanı I hope you're well. ya da I hope you're doing well.
• I am writing for to inform you about the meeting. yerine I am writing to inform you about the meeting. Çoğu zaman bu girişe hiç gerek yok, doğrudan konuya girmek daha iyi: I'm writing about Thursday's meeting.
• I am waiting your answer. Burada iki sorun var. Wait fiili for ister, ayrıca cümle sabırsız duyulur. Kibar kalıp I look forward to hearing from you. Buradaki to bir edat olduğu için arkasından fiilin -ing hâli gelir. I look forward to hear from you yanlış.
• Waiting for your feedbacks. yerine I look forward to your feedback. Feedback sayılamayan bir isim, çoğul eki almaz.
• Please find attached yanlış değil, iş yazışmasında hâlâ çok yaygın. Biraz kalıplaşmış bir tonu var ve I've attached the report. ya da The report is attached. aynı şeyi daha sade söylüyor. Asıl hata ikisini birden kullanmak: Please find attached the attached file.

Küçük ama göze batan dilbilgisi hataları

Bunlar anlamı bozmuyor, ama okuyan kişi e-postanın Türkçe düşünülerek yazıldığını ilk satırda anlıyor.

Uzun cümleler

Türkçede "-arak", "-ıp", "-dığı için" ekleriyle koca bir paragrafı tek cümlede yazabiliyoruz. İngilizceye aynı yapıyla aktarıldığında okuyanın ikinci satırda kaybolduğu bir cümle ortaya çıkıyor:

We received your offer and checked it with our finance team and since some of the prices are higher than last year we would like to ask whether a discount is possible.

Bu cümle dilbilgisi açısından düzeltilebilir, ama asıl çözüm bölmek: Thank you for your offer. We have reviewed it with our finance team. Some prices are higher than last year, so we would like to ask whether a discount is possible. Her cümle tek bir iş yapıyor ve okuyan nerede olduğunu kaybetmiyor. Bizim sınıflarda e-posta çalışırken ilk yaptığımız düzeltme çoğu zaman bu oluyor. Kaba bir ölçü: bir cümlede ikiden fazla and varsa, büyük ihtimalle orada bir nokta eksik.

Rica ederken ton

Türkçede "Dosyayı bugün gönderebilir misiniz?" kibar bir cümle. İngilizcede emir kipi, başına please eklense bile bir talimat gibi okunabiliyor: Please send me the file today. Yakın çalıştığınız bir ekip arkadaşına sorun olmaz. Bir müşteriye ya da sizden kıdemli birine sert gelebilir. Yumuşatmanın birkaç kademesi var, aşağıya doğru kibarlık artıyor:

• Could you send me the file today?
• Would it be possible to get the file by the end of the day?
• I was wondering if you could send me the file today.
• If you have a moment, could you possibly send me the file?

Bir uyarı da kindly için. Kindly send me the file. bazı okuyuculara eski usul, bazılarına da buyurgan geliyor. Could you ile başlamak çok daha az risk taşıyor. Toplantıda söz alırken de benzer bir yumuşatma gerekiyor; o kalıpları toplantı yazımızda topladık.

Konu satırı

Türkçe yazışmada "Hk.", "Bilgi" ya da boş bırakılmış bir konu satırı sık görülüyor. İngilizce iş e-postasında konu satırı, e-postanın ne hakkında olduğunu ve sizden ne beklendiğini birlikte söylemeli: Q3 budget: revised figures attached, Request: access to the shared drive, Invoice 2291: payment date, Meeting on 12 March: new time. Important!!! ya da her e-postaya Urgent yazmak bir süre sonra hiçbir şey ifade etmiyor.

Konu satırını en son yazın. E-postayı bitirdiğinizde ne istediğiniz belli olur, konu satırı da o isteğin kısa hâli olur. Sonra şu testi yapın: alıcı yalnızca konu satırını görse, e-postayı ne zaman açması gerektiğini anlayabiliyor mu?